毕业生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为做好毕业生档案材料的收集,归档和管理工作,实现毕业生档案管理工作的规范化、制度化,更好地为毕业生工作服务,充分发挥毕业生档案在学生教育与管理工作中的作用，制订本办法。

一、  毕业生档案管理的职责

1、制定和完善毕业生档案管理办法；

2、负责指导各系新生的入校建档工作及各档案资料的发放（新生入校一个月后）；

3、负责在规定的时间内收集和整理全院毕业生的档案（每年6月30日前）；

4、负责所有已发放的档案进行领取手续的审核，并办好档案领取的登记手续；

5、做好档案室的防火防潮防盗等安全保卫工作；

6、对失去保存价值的毕业生档案，应征求教务处领导的同意。造册报经校领导批准，予以销毁，未经鉴定和同意不得销毁任何档案。  

二、 毕业生档案归档范围

凡是毕业生在我校所填写的相关表格，在校期间的表现情况以及与毕业生相关的各种材料，均应归档。

其归档内容包括：高校毕业生登记表、毕业生学业成绩表、学年评语表、社会实践活动表、毕业生体检表、优秀毕业生评审表、受处分学生的处分材料（已提出书面申请取消处分并获得批准者的材料不放入档案）、入党(团)材料、报到证存根（白色联）（由学院招生就业处提供）、高考原始档案、毕业生评优登记表、毕业设计（论文）开题报告、毕业设计（论文）任务书或论文评审表、实习鉴定表等。

 三、 毕业生档案管理办法

一）在校毕业生档案管理办法

1、每年秋季在新生入校一个月后为新生建立个人档案。

2、学生在校期间，档案以班级为单位进行管理。

二）中途离校毕业生档案管理办法

对于中途由于某种原因不能继续在学校学习完成学业的毕业生，由各二级学院填写档案领取表，将其档案转回户口所在地。

三）应届毕业生档案管理办法

1、毕业生接到教务处通知后按时到学校办理毕业证、报到证及提档手续。

2、毕业生提取本人档案后，将档案及档案转交当地人事部门或人才交流中心，经查验无误后，请单位人事部门或人才交流中心填好回执相关内容，并加盖单位人事部门或人才交流中心印章，回执交回到学校教务处。

四、 毕业生档案管理工作要求

1、档案内容要完整，不得短缺、遗漏。

2、要依据档案内容，如实在档案材料明细相应栏目前的方框内划“√”。

3、为便于查找，要用铅笔在档案袋封面左下角写上班级、姓名。

4、毕业生档案装袋后由各二级学院认真审核后封口并加贴密封条和盖档案专用章。

5、要爱护档案，查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经批准不得复制。

6、查阅、借阅档案时，需履行借阅手续，经教务处领导审批后方可查阅。

7、我校工作人员，因工作需要需查阅毕业生档案，在借阅时也需严格履行借阅手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

8、外单位人员因需要查阅、借调毕业生档案时，必须持单位介绍信。

9、档案室工作人员必须严格遵守保密制度，不得随意将查阅档案内容泄露他人。

10、未经校教务处的同意，不得向无工作关系的个人借阅档案。

11、档案室属机密重地，闲人不得进入。档案室内不准会客、聊天，严格杜绝各类事故的发生。

12、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

五、  本制度由教务处负责解释，自发布之日起执行。