湘潭职业技术学院学生学籍管理办法

第一章　总　则

    第一条　为规范我院学生学籍工作，保护学院和学生的合法权益，根据《中华人民共和国高等教育法》、《普通高等学校学生管理规定》和《教育部关于印发<高等学校学生学籍学历电子注册办法>的通知》(教学[2014]11号)等文件精神，制定本办法。

    第二条　学籍管理是指学院运用中国高等教育学生信息网(以下简称学信网，网址http://www.chsi.com.cn)平台，对我院按国家规定录取的全日制学生进行新生学籍电子注册、学年电子注册、毕（结）业生学历证书电子注册的学籍管理方式。

    第三条　本办法适应我院全日制学历教育学生。

第二章 管理机构与职责

    第四条  我院学籍管理实行学院和二级学院及相关部门的二级管理，教务处代表学院行使学院管理职能，二级学院及相关部门具体负责有关学籍管理工作。职责如下：

    教务处：负责新生学籍电子注册、学年注册安排与学年学籍电子注册、学年注册、转班、转专业、休学和申请退学学籍变动审批、毕业证发放等工作，毕业生图像信息采集与学历电子注册及毕（结）业证制作、学籍管理业务培训和宣传工作，向相应部门提供准确的学籍数据。

    招生处就业处：负责新生录取、报到时学生转学、转专业和退学的审批和办理；新生报到结束后，提供新生录取数据、报到数据和转学、转专业及退学等数据。

    二级学院：负责组织对新生编班和基本信息复核，提供学籍变动相关材料，组织学生对学历电子注册数据、学年注册数据和毕业生学历数据核实。

第三章  电子注册工作流程

    第五条　电子注册包括新生学籍电子注册、在校生新学年电子注册、在校生学籍变动和学籍注销电子标注、毕业生学历电子注册。

    第六条　新生学籍电子注册。是指新生报到后，学院在省教育厅规定时间内通过学信网为报到新生取得教育部承认学籍而进行的学籍电子注册。

    （一）新生学籍电子注册分工与工作流程

招生就业处汇总新生报到数据→教务处整理下发给二级学院→二级学院组织进行复核和编班，形成新生注册数据→教务处审核新生注册数据后，在学信网上进行学籍电子注册和有关标注。

   （二）新生学籍电子注册有关要求

    1、招生就业处要对新生录取、入学资格进行审查，对报到新生的录取通知书、身份证、户口迁移证、高考加分资格证明等材料与考生纸质档案、录取考生名册、电子档案（含图像信息）进行逐一比对核查，于报到结束后15天内，提供准确无误的电子和纸质新生报到数据给教务处。

2、二级学院应根据教务处下发的电子和纸质数据，采取比对录取照片、复核档案材料、对存疑学生询问确认、调查核实等多种措施对新生基本信息进行认真复核，同时对新生进行编班，复核编班后，在规定时间内，将形成的纸质和电子新生注册数据送交教务处。

3、教务处应及时汇总二级学院上报的新生注册数据，并在省教育厅规定时间内，通过学信网完成新生学籍电子注册工作。对复核合格的学生予以学籍注册，对复查不合格者取消入学资格；对放弃入学资格、保留入学资格、取消入学资格的学生予以标注。

    4、新生学籍电子注册后，教务处应安排各二级学院组织学生登录学信网，实名注册后查询、核实本人身份信息和学籍注册信息，对确属录取信息有误或缺失的学生，由二级学院汇总报教务处；教务处核实后，会同招生就业处向省考试院提出修改或补充录取数据申请。

    第七条　新学年注册。是学院从学生入学次年起至毕业，每学年第一学期在学信网上进行注册学籍或暂缓注册的电子注册（以下简称新学年注册）。

    （一）新学年注册分工与工作流程

    教务处分发新学年注册数据至二级学院→二级学院组织核对，汇总核对数据报教务处→教务处审核后，在学信网上进行有关注册标注操作。

   （二）新学年注册工作要求

1、各二级学院须严格按照教务处下发的注册通知要求，组织本院学生认真核对自己的学籍基本信息，根据计财处提供的学生缴费数据等，确定是否注册学籍或暂缓注册；及时上交纸质和电子学年注册数据和有关证明材料，要求数据准确无误。

    2、学生在校期间修改或变更身份信息的，由学生本人提供合法性证明（身份证原件及复印件，户口原件及复印件，当地派出所出具的户籍证明书），教务处审核报省教育厅确认后方可更改，学信网保留更改前的信息。

3、教务处要对二级学院上报的注册数据和有关证明材料进行认真审核，及时在学信网上完成标注和注册工作，学年注册在每学年第一学期开学后1个月内完成。

第八条　学籍变动和学籍注销电子标注。

1. 学籍变动和学籍注销电子标注是学院从学生入学次年起至毕业，每学期在学信网上进行学籍变动和学籍注销的电子注册。学籍变动包括休学、复学、复学、转学、转专业、保留学籍；学籍注销包括退学、取消学籍、开除学籍、死亡等；学生取得的其他证书包括肄业证书、学习证明等。

2.学籍变动和学籍注销工作流程

二级学院提交相关材料给教务处→教务处处长审核→学籍管理员在学信网上进行学籍变动或学籍注销及学生取得的其他证书的学籍处理。

    第九条 学历电子注册。是指学院为取得本院学籍并进行了学籍、学年注册的在校生，在毕（结）业离校时，在学信网上进行的学历证书电子注册（以下简称学历注册），并颁发一份毕（结）业证书。

   （一）学历注册分工与工作流程

    教务处下发学历注册数据至二级学院→二级学院组织学历信息核对，汇总数据报给教务处→教务处审核上报的学历注册数据以及学生完成学业情况、学费缴纳情况，形成学历电子注册表→在学信网上进行学历电子注册。

    （二）学历注册要求

    1、学历注册信息应与学历证书和结业证书内容保持一致，包括：姓名、性别、出生日期、照片；学习起止年月；专业、层次、学制、毕（结）业、学习形式；学校名称、校（院）长姓名及证书编号。

    2、学历证书发证日期应与学生毕业日期一致，发证日期即是学历注册提供网上查询的有效日期。

    3、学生必须在学院规定的时间内进行图像信息采集（拍摄），并于最后一学期开学前，通过学信网学历电子图像校对系统，校对本人图像信息、提交校对结论，信息如有出入，应及时与教务处取得联系。

    4、学历注册信息在网上查询后，学院不再受理学生信息变更事宜。注册信息确有错误的，须经省级教育行政部门审核确认后方可修改。

    5、学历证书遗失的，由学生本人向教务处提出申请，并填写《学历证明书申请表》同时提供有效证明材料，如下：1.市级以上报刊上刊登的遗失声明；2.身份证原件及复印件；3. 提供2寸免冠照片纸质稿和电子稿，要求：JPG格式192×144（高×宽），最大不超过16KB。经学院审批后，出具相应的学历证明书。证明书与原证书具有同等效力。

第四章  学籍变动和学籍注销审批与办理流程

第十条 学籍变动包括学生转学、转专业、转班、休学、复学、保留学籍等。学籍注销包括学生申请退学、取消学籍、开除学籍等。

（一）新生报到结束前学籍变动和学籍注销审批与办理。

1、转入审批与办理流程：学生在招生就业处填写《湘潭职业技术学院新生转入审批表》（见附件1）→招生就业处处长审批→招生处学籍专办人员办理手续→二级学院接收。

2、转出审批与办理流程：学生在招生就业处填写《湘潭职业技术学院新生转出审批表》（见附件2）→学生缴纳学费→招生就业处处长审批→招生就业处学籍专办人员办理手续。

3．转专业审批与办理流程：学生在招生就业处填写《湘潭职业技术学院新生专业调整审批表》（见附件3）→招生就业处处长审批→招生就业处学籍专办员办理手续→二级学院接收学生。

4．参军保留学籍审批与办理流程：学生凭录取通知书和入伍材料填写《湘潭职业技术学院新生参军保留学籍审批表》（见附件4）→武装部审核，并保留入伍材料→招生就业处处长审核→招生就业处学籍专办员在新生报到数据中作出标注。

5．退学审批与办理流程： 学生填写《湘潭职业技术学院新生退学审批表》（见附件5）→招生就业处处长审批→招生就业处学籍专办员进行报到数据处理。发放《湘潭职业技术学院新生退学费用结算表》（见附件6）。

（二）新生报到结束后学籍变动审批和学籍注销审批与办理。

1．转入审批与办理流程：学生填写《湖南省教育厅转学审批表》→教务处处长审批→教育厅审批→教务处学籍管理员办理相关手续→二级学院接收编班。

2．转出审批与办理流程：学生下载并填写《湖南省教育厅转学审批表》→教务处处长审批→教务处学籍管理员办理手续→接收学校审批→学生将《湖南省教育厅转学审批表》交教务处→教务处学籍管理员在学信网上提交转学数据。

3．转专业审批与办理：学生填写《湘潭职业技术学院学生转专业审批表》（见附件7）→原班主任签字→转出学院审批→教务处长审批→教务处学籍管理员办理手续→转入二级学院接收。

4. 转班审批与办理：学生填写《湘潭职业技术学院转班审批表》（见附件8）→原班主任签字→转出学院审批→教务处长审批→教务处学籍管理员办理手续。

5．休学审批与办理：学生填写《湘潭职业技术学院休学审批表》（见附件9）→班主任签字→二级学院负责人审批→教务处长审批→教务处学籍管理员办理→二级学院接收。（注册前不办理休学）

6．参军保留学籍审批与办理流程：学生凭入伍材料填写《湘潭职业技术学院参军保留学籍审批表》（见附件10）→武装部审核，并保留入伍材料→班主任签字→二级学院负责人审核→教务处长审批→教务处学籍管理员办理手续。

7. 复学审批与办理：学生填写《湘潭职业技术学院学生复学审批表》（见附件11）→二级学院负责人审批→教务处长审批→教务处学籍管理员办理→二级学院接收。（注册前不办理休学）

8.退学审批与办理流程：学生填写《湘潭职业技术学院学生退学审批表》（见附件12）→班主任审批→二级学院审批→教务处处长审批→教务处学籍管理员办理手续。。

9．非申请退学审批与办理流程：非申请退学包括自动离校退学、劝退退学、开除学籍退学。

审批与办理流程：对达到退学条件的学生，由二级学院向学工处提交退学申请及相关材料→学工处作出处理→下发处理文件到二级学院→二级学院学籍专办员报教务处→教务处处长审批→教务处学籍管理员办理手续。

第十一条  退学费用审批与结算。

审批与办理流程：学生填写《湘潭职业技术学院学生退学费用结算表》（见附件13）--教务处教材费核算与备案--图书馆图书结算与备案--学工处宿管科财产结算与备案--后勤处水电费结算与备案--主管计财工作副院长审批--计财处处长审核----计财处退费结算与备案-- 退费。

  第五章  查询及认证

　　第十二条  学生可在学信网上免费查询本人身份信息、学籍注册信息、学年注册信息和学历注册信息，也可查询本人学籍档案。社会其他部门及个人可依据学生提供的相关信息对学生身份信息、学籍注册信息、学年注册信息、学历注册信息和学生学籍档案进行查询、验证。

第十三条  教育部就业指导中心，依据全国高等教育学生学籍学历电子注册数据库及相关证明材料为申请人提供认证服务，对申请认证的学历证书或学籍材料的真实性、合法性、有效性进行认定。认证服务以申请人自愿原则进行。

第六章　监管与责任

    第十四条　各二级学院和相关部门应坚持原则，严肃纪律，加强监督，强化职责，不断提高学籍管理工作质量。

    第十五条 二级学院及相关部门应明确一名负责学籍管理工作的领导和学籍专办员，建立并坚持学籍“专人专办”制度。所有学籍工作由负责学籍管理工作的领导审批，由学籍专办员负责办理各项手续，其他人员不得代办。在确定人员时要考虑学籍管理的稳定性、延续性。

    第十六条 各二级学院和相关部门要高度重视学籍信息安全管理工作，明确学籍管理人员的职责、权限、工作流程和信息安全防范措施等，严格遵守岗位制度、认真履行工作程序，确保学籍信息注册及时、准确、安全。同时，应依法正确采集、管理和使用学生信息。不得以任何非法形式展示、公布或分发学生身份信息。

    第十七条　对违反国家规定入学的学生，学院不得为其注册学籍和学历，已经注册的应予以注销。

    第十八条 有以下情形的，一经查实，追究有关人员和部门负责人的责任，违反法律的，依法追究其法律责任：

    （一）不按规定时间和要求报送有关材料、影响全院工作进度的；

    （二）因工作失误造成严重后果的；

    （三）以虚假信息注册学籍学历的；

    （四）因密钥、密码管理不善造成学生信息违规变更的；

    （五）泄漏或将学生信息用于非法目的的；

    （六）违反本办法的其他行为。

第七章 附则

    第十九条　本办法自发布之日起试行，原规范与本办法有冲突的以本办法为准。

    第二十条  本办法由教务处负责解释。

附件1

湘潭职业技术学院新生转入审批表

                          编号：

附件2

湘潭职业技术学院新生转出审批表

附件3

湘潭职业技术学院新生专业调整审批表

附件4

湘潭职业技术学院新生参军学籍保留审批表

附件5

湘潭职业技术学院新生退学审批表

附件6

湘潭职业技术学院新生退学费用结算表

附件7

湘潭职业技术学院学生转专业审批表

附件8

湘潭职业技术学院学生转班审批表

附件9

湘潭职业技术学院学生休学审批表

附件10

湘潭职业技术学院学生参军学籍保留审批表

附件11

湘潭职业技术学院学生复学审批表

附件12

湘潭职业技术学院学生退学审批表

附件13

湘潭职业技术学院学生退学费用结算表

报到函（存根）

           学院

      经学院审核批准，同意              因                   从

           学院           级             专业           班转到贵院       级              专业         班学习，请予安排。

                                             经办人：

                                           年    月     日

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报到函

           学院

      经学院审核批准，同意              因                   从

           学院           级             专业           班转到贵院       级              专业         班学习，请予安排。

                                                 教务处

                                              年    月     日